وظایف معاونت مالی و اداری

الف- شرح وظایف عمومی معاونت

  • نظارت و کنترل بر تهیه صورتهاي مالی بـر اسـاس اسـتانداردهاي حـسابداري و اطلاعـات موجـود در دفاتر شرکت به منظور اطمینان از صحت صورتهاي مالی ارائه شده مراجع ذیصلاح.
  • ارائه گزارشات مالی (بودجه اي، نقـدینگی، دارایـی هـا، وضـعیت پیمانکـاران، مالیـه، بـدهی) بـر اسـاس اطلاعات موجود در دفاتر به منظور آگاهی مقامات مافوق براي اتخاذ تصمیمات
  • پیگیري منابع مالی بر اساس بودجه شرکت و موافقت هاي مبادله شده بـا سـازمانهاي مربوطـه به منظور تامین نقدینگی لازم براي هزینه هاي جاري و سرمایه اي
  • کنترل و نظارت بر نقدینگی شرکت بر اساس بودجـه و اولویـت بنـدي نیازهـا و اهـداف شـرکت بـه منظور تخصیص بهینه نقدینگی به اولویتهاي شرکت
  • نظارت بر ثبت حسابها و نگهداري دفاتر قانونی و اسناد بر اساس آئین نامه تحریـر دفـاتر بـه منظـور اطمینان از ثبت دقیق و به موقع رویدادهاي مالی
  • کنترل حسابهاي دریافتنی و پرداختنی شرکت و پیگیري مغایرات بر اسـاس صـورت مغـایرت و تطبیـق حسابها به منظور رفع مغایرتها و شفاف سازي حسابها
  • نظارت و کنترل بر کلیه پرداختها (حقوق و مزایا، صورت وضعیت پیمانکاران و فروشندگان و سایر ) بر اساس آیین نامه ها، مقررات و قوانین مربوطه به منظور پرداخت به موقع طلب ذینفعان
  • کنترل و نظارت و تایید امور مربوط به حسابداري انبار و اموال (جمعداري یا امین امـوال) و تاسیـسات بر اساس آیین نامه ها، قوانین، مقـررات و مـدارك مربوطـه بـه منظـور حـصول اطمینـان از نگهـداري و حفاظت از دارایی به نحو مناسب
  • تهیه و بازنگري آیین نامه هاي مالی بر اساس آئین نامه معاملات (آئین نامه اموال، نحو ثبـت حـسابها، آئین نامه وام) به منظور ساماندهی فعالیتهاي اداري و مالی
  • نظارت، کنترل و تقسیم وظایف بین کارکنان تحت سرپرسـتی بـر اسـاس شـرح وظـایف و بخـشهاي شغلی به منظور بهره وري بیشتر کارکنان
  • نیازسنجی آموزش پرسنل تحت سرپرستی بر اساس نیازهاي شخصی به منظور ارتقاء دانـش و بـه روز نگهداشتن اطلاعات پرسنل
  • تهیه و ارائه بودجه شرکت بر اساس کسب اطلاعات از واحدهاي مختلف و تجربه سالهاي گذشته بـه منظور برآورد صحیح درآمد و هزینه سال آینده.
  • همکاري و مکاتبات واحدهاي درون شرکت و بیرونی بـر اسـاس نیازهـاي موجـود و درخواست واحدهاي مذکور به منظور پاسخگویی به واحدهاي ذیربط . (مالیـات، بیمـه، حسابرسی، بازرسی و …
  • شـرکت در جلـسات کمیـسیون هـاي داخلـی شـرکت (معـاملات، وام و …) بـر اسـاس عـضویت در کمیسیونهاي مذکور به منظور تصمیم گیري و تنظیم صورت جلسات
  • مدیریت امور مالی وحسابداری.
  • نگهداری و به روز رسانی اطلاعات مالی.
  • برآورد وتنظیم بودجه و قیمت تمام شده مورد نیاز پروژه های طراحی و نظارت بر اساس اطلاعات ارسالی از معاونت طراحی و مهندسی و معاونت فنی و نظارت
  • انجام کلیه امور مالی مربوط به کارکنان.
  • تامين نيروي انساني مورد نياز واحد ها در قالب برنامه هاي تعيين شده و بودجه هاي مصوب آنها.
  • انجام امور پرسنلي كاركنان بر اساس ضوابط شركت و اداره كار.
  • تهيه پرونده هاي پرسنلي
  • آشنا ساختن افراد جديدالاستخدام با قوانين شركت و ايجاد تسهيلات به منظور توجيه افراد مزبور.
  • صدور احكام مربوط به اعزام پرسنل براي دوره هاي آموزشي در داخل و يا خارج از شركت.
  • برنامه ریزی آموزش پرسنل تحت امر خود در امور مربوط به خدمات اداری ، مالی ، پشتیبانی و غیره
  • هماهنگی با واحد مالی و بودجه سازمان تامین اجتماعی و پیگیری مطالبات شرکت
  • مشارکت فعال در طراحی ، اسـتقرار و بـروزآوري سیـستم مـدیریت و شـرکت در برنامه هاي مرتبط با آن از جمله : حضور مستمر در کلیه جلـسات مربوطـه ، اهتمـام و پیگیـري در جهـت دستیابی به اهداف شرکت و سازمان تامین اجتماعی ، ممیزي هاي داخلی و خارجی و سایر برنامه هاي مرتبط
  • نظارت و کنترل بر رعایت کلیه قوانین و دستورالعملهاي و آئین نامه های شرکت و رفع هر گونه عدم انطباق مشاهده شده در واحد تحت سرپرستی خود
  • ترویج تفکر سیستمی و ایجـاد حـس تعهـد در کلیـه کارکنـان در خـصوص رعایـت الزامـات سیـستم مدیریت یکپارچه و اعلام نیازهاي آموزشی کارکنـان تحـت سرپرسـتی خـود بـه منظـور تعمیـق و گسترش سیستم مذکور در سطح شرکت
  • انجام سایر وظایف محوله.

ب – امور برنامه ریزی

  • تهیه و تنظیم گزارش های تحلیلی، آماری و نظارتی
  • برنامه ریزی و انجام امور مربوط به اياب و ذهاب پرسنل.
  • پيگيري مسائل مربوط به انگيزشي و رفاهي پرسنل.
  • دریافت اطلاعات نیاز سنجی نیروی کار از سایر واحدها با تایید مدیر عامل و انجام مقدمات استخدام پرسنل جدید.
  • برنامه ریزی و پشتیبانی از فرآیند گردش صحیح کار در شرکت و و بهره وری نیروی انسانی در شرکت
  • اجرای صورتجلسات ومصوبات كميته هاي اداری و مالی و مصوبات مديران شركت.
  • همكاري در شكل گيري و تبديل آرمان و خط مشي به برنامه هاي عملياتي و استراتژيك شركت.
  • برنامه ریزی حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومي در محيط كار.
  • برنامه ریزی جهت كمك به توسعه و انتقال مهارتها و آموزش هاي احراز شده به ساير پرسنل مرتبط.
  • حفظ و استفاده بهينه ازوسايل، تجهيزات و تسهيلات تحت اختيار از سوي شركت.
  • برنامه ریزی جهت اعطای وام به پرسنل شرکت و سایر خدمات رفاهی
  • برنامه ریزی جهت تامین تجهیزات و ادوات و وسایل مورد نیاز پرسنل شرکت و تامین امکانات لازم برای انجام امور محوله به کلیه بخش های شرکت
  • تشریک مساعی درتنظیم آئین نامه ودستورالعمل های مورد لزوم در ارتباط با سازمان تامین اجتماعی
  • نظارت، کنترل و امضاء احکام، اسناد مالی و تعهدآور اعم از جاری، عمرانی و ردیفها.
  • بررسی اموال و موجودی های نقدی و اموال از طریق کنترل دفاتر و انبارگردانی